Toekomstbestendig gemeentelijk vastgoed door strategische portefeuillesturing

Actuele thema’s

Op nummer één van urgente uitdagingen staat met stip het verduurzamen van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. De doelstellingen en ambities uit de klimaattop in Parijs eind 2015 sijpelen langzaam door naar het vastgoed van de overheid. Gemeenteraden zetten ambities neer wanneer zij klimaatneutraal, energieneutraal en/of uitstootvrij willen zijn. De complexe vraagstukken die op de gemeenten afkomen, vergen de nodige strategische sturing: welke clustering van objecten is wijs vanuit de verschillende invalshoeken zoals techniek, functie, marktbenadering, omvang en verduurzamingsmaatregelen? En hoe geef je de huidige split incentive tussen eigenaar en huurder een plek in deze opgave? En hoe maak je de businesscase van deze opgave tot een haalbare?

Andere actualiteiten zijn de uitdaging die veel gemeenten ervaren bij het implementeren van de kostprijsdekkende huur, het op afstand plaatsen van (delen van) de maatschappelijke portefeuille (outsourcing), de verkoop van het overtollige vastgoed en de ontwikkeling van de organisatie naar een effectieve assetmanager.

Oog voor technologische innovaties bij investeringsbeslissingen

Investeringen in het vastgoed kennen een lange tijdshorizon. De technologische ontwikkelingen met impact op het vastgoed gaan razendsnel. Bij elke investeringsbeslissing moet een vastgoedmanager zich daarom rekenschap afleggen van de stand van deze ontwikkelingen op dat moment. 3D-printing, de opkomst van autonome voertuigen, smart & connected buildings, de toepassingen van Big Data en een toename van de vraag om flexibele gebruiksvormen (pay per use) van vastgoed zijn slechts enkele voorbeelden. Het zijn allemaal actuele thema’s met grote impact op het vastgoedgebruik -en beheer en daarmee de beslissingen die gemeenten over hun vastgoed te nemen hebben. Het gaat er om dat je op het moment van investeren bewust de afweging te maakt welke innovaties je een plek wilt geven en welke nog onvoldoende ontwikkeld of simpelweg niet relevant zijn voor je eigen vastgoedportefeuille. Daarbij vraagt de snelheid van de technologische innovatie het incorporeren van het ‘van buiten naar binnen denken’. Het inbouwen van deze alertheid en vooral wendbaarheid klinkt als een paradox in de vastgoedwereld, maar het is een absolute must.

Strategische sturing

Strategische sturing is simpelweg het sturen op de doeltreffendheid en doelmatigheid van de vastgoedportefeuille. Doeltreffend betekent dat je stuurt vanuit de doelen van de stad. Wat wil de stad bereiken en hoe levert mijn vastgoed daar een bijdrage aan? Dit vraagt het vertalen van de gemeentelijke doelstellingen naar een visie op vastgoed in de stad en het formuleren van vastgoeddoelstellingen, zowel maatschappelijk als financieel. De volgende stap is inrichten van de doelmatigheid door deze doelen concreet meetbaar te maken met Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Voorbeelden van maatschappelijke KPI’s zijn de mate waarin het vastgoed bijdraagt aan een maatschappelijk doel, bijvoorbeeld hoeveel mensen gebruik maken van de voorziening en hoeveel beweging de voorziening genereert. Voorbeelden van financiële indicatoren zijn het verschil tussen kostprijsdekkende huur en de contracthuur, kengetallen van de portefeuille per m2 of per inwoner en de zogenaamde Internal Rate of Return (IRR).

De weg naar strategische sturing: ontwikkeling van de organisatie

Hoe nu te komen tot strategische sturing? Hoewel dit maatwerk per gemeente vraagt, is het groeitraject van een gemeente wel te schetsen. Elke gemeente kan voor zichzelf bepalen waar zij staat en op basis daarvan de vervolgstappen duiden. Een kapstok hiervoor is het groeimodel zoals weergegeven in figuur 1. De belangrijkste boodschap is dat groei op de inhoud een ontwikkeling van de vastgoedorganisatie als geheel vraagt, weergegeven als de 7 S-en van McKinsey. Alle knoppen staan met elkaar in verbinding, dus draaien aan de één doet wat met de ander. En bovenal: Als er iets onevenwichtigs zit op één van de S-en, dan stokt de hele organisatie. De zwakste schakel bepaalt de effectiviteit en efficiency van de organisatie .

Figuur 1: Groeimodel rolinvulling gemeenten in gemeentelijk vastgoed

De afgelopen jaren staken gemeenten veel effort in het ‘op orde brengen’ van de informatie van hun gemeentelijke portefeuille. Als deze operationele stap eenmaal genomen is, ligt de opening naar strategische sturing voor het oprapen!

Het waarom van strategische sturing voor gemeentelijk vastgoed

1. Strategische vastgoedsturing stelt de gemeente in staat tot doelmatige en doeltreffende inzet van het vastgoed;
2. De complexiteit bij verduurzaming vraagt om strategische integrale sturing. Afwegingen en keuzes moeten transparant en in samenhang worden gemaakt;
3. Strategische vastgoedsturing geeft richting aan de organisatieontwikkeling. De rolinvulling en het ontwikkelingsniveau van de vastgoedorganisatie bepaalt per slot de kwaliteit van vastgoedsturing.
4. Tot slot, strategische portefeuillesturing verkleint de kans op politieke uitglijders aanzienlijk. Door de integrale sturing en daarmee grip en een regelmatige blik van ‘buiten naar binnen’ komen verschillende ontwikkelingen in samenhang bij elkaar.

Op 8 en 15 juni 2017 organiseert Scobe Academy in samenwerking met Fakton een Mastercourse over bovenstaand thema. Klik hier voor meer informatie hierover.

Wouter van den Wildenberg MSc is director bij Fakton en specialiseerde zich in de financieel-strategische vraagstukken rond gemeentelijk vastgoed. Hoofddocent van de opleiding Strategisch gemeentelijk vastgoedmanagement van opleidingsinstituut Scobe en trekker van het netwerk Financiële Experts van Bouwstenen voor Sociaal.

Oscar van Opstal MSc MRE is Associate Partner bij Fakton en is gespecialiseerd in strategie-, innovatie- en organisatieontwikkeling van vastgoedorganisaties. Als management consultant begeleidt hij met succes opdrachtgevers met het verbeteren, innoveren en wendbaar maken van hun organisaties.